Hoe een business case je helpt succesvol te innoveren!
Het is opvallend hoe vaak innovatieprojecten binnen grotere ondernemingen stranden. Projecten worden vanuit goede ideeën en met positieve energie gestart, maar zodra de investeringen en belangen enige omvang krijgen, worden teams vaak afgeremd. Dit leidt vaak tot demotivatie van het betrokken team en oplopen van kosten. Zonde! In dit blog lees je hoe een heldere business case een belangrijke bijdrage kan leveren en de slagingskans van innovatieprojecten kan vergroten.
Wat er in de praktijk vaak misgaat
Onze maatschappij maakt momenteel op vele vlakken transities door, die leiden tot strategische uitdagingen. Als bedrijven concurrerend willen blijven, zullen ze zich moeten aanpassen aan het veranderende landschap waarin ze opereren. Managementteams zien de trends op het gebied van bijv. digitalisering en gebruik van data en besluiten dat de organisatie ‘hier ook iets mee moet’. Vervolgens krijgt een (innovatie)team de opdracht om dit idee nader uit te werken. Hoewel originele ideeën natuurlijk alleen maar toegejuicht worden, blijkt dit binnen grotere organisaties in de praktijk meestal niet voldoende om een innovatie van de grond te krijgen. Vanwege het ontbreken van context en een heldere visie, blijft de opdracht vaag voor het innovatieteam. Ook ontstaan regelmatig meningsverschillen die leien tot terugkerende discussies. Vertraging van het project ligt op de loer, nog voordat het project echt gestart is.
Wanneer ideeën, meningen en visies niet geconcretiseerd worden is het lastig voor managementteams om beslissingen te nemen. Het ontbreken van gedegen onderzoek en consistente informatievoorziening draagt doorgaans bij aan informatieasymmetrie binnen de organisatie. Tijdens meetings wordt er ongefundeerd over het project gediscussieerd en besluiten blijven uit. Het is geen uitzondering dat bepaalde onderwerpen soms één of meerdere jaren herhaaldelijk besproken worden, zonder dat er daadwerkelijk richting in het project zit. Door vertraging in besluitvorming verliest het project aan draagvlak en raakt een projectteam gedemotiveerd. Belangrijke ingrediënten om het ontwikkelproces uiteindelijk te laten vertragen of zelfs mislukken.
Bent u ook op zoek naar een goede, financiële evaluatie voor een beoogde investering?
De business case faciliteert besluitvorming en geeft richting tijdens het innovatieproces
Een business case is een waardevol instrument om de meerwaarde van een project te beoordelen. Het geeft antwoord op financiële vraagstukken, waarmee vanaf de start van het project het ‘onderbuikgevoel’ expliciet gemaakt wordt. Tegelijkertijd vergroten relevante research en experimenten het kennisniveau van alle betrokkenen en worden de richting en verwachtingen voor iedereen helder. Wanneer aannames gedurende het innovatietraject continue worden bijgewerkt en gecommuniceerd, is voor iedereen duidelijk wat de aanpak is, wat het project kan opleveren en wat de kosten en risico’s zijn. Beslissers beschikken over juiste informatie ten behoeve van vervolgacties en gerelateerde investeringen en weten waar ze ja (of nee) tegen zeggen. Er kunnen daardoor onderbouwde beslissingen en sneller voortgang gemaakt worden.
De business case biedt grip op de business na lancering
Doordat er in de business case veel assumpties worden gedaan, ontstaat er tegelijk een instrument waarmee de voortgang van de business (na lancering) gemonitord kan worden. Door te experimenteren met aannames en deze te toetsen bij potentiële klanten, leert de organisatie de nieuwe business beter begrijpen en kan men assumpties waar nodig bijstellen. Uit de business case kunnen de belangrijkste KPI’s gedestilleerd worden en opgenomen worden in een dashboard ten behoeve van performance reviews. Hierdoor houdt het management grip op de business en kan tijdig bijgestuurd worden.
Kortom, een goede business case vormt de basis voor een gedeelde visie binnen het management en de organisatie. Het geeft hen stuurinformatie die een effectieve besluitvorming bevordert. Hierdoor kan vertraging in het proces voorkomen worden. Door de business case tijdens en na het innovatietraject continue bij te werken ontstaat een effectief instrument voor het monitoren van de voortgang.
Tips voor een pragmatische business case
Mocht je jullie innovatieproject ook willen concretiseren in een business case, dan geef ik graag nog een aantal tips waar je rekening mee kunt houden bij het opstellen hiervan:
- Richt je in eerste instantie op de hoofdlijnen. Vooral tijdens de start van een project boek je meer winst door het bereiken van een gedeelde visie dan met diepgravende analyses tot 5 cijfers achter de komma;
- Werk iteratief. Zorg dat je voortdurend op de hoogte bent van ontwikkeling binnen het innovatietraject die impact hebben op de business case. Pas je assumpties aan en verbeter ze naarmate je meer leert;
- Betrek relevante stakeholders. Wanneer je bijvoorbeeld de kennis van de toekomstig manager incorporeert in de business case en de controller vraagt om financiële aannames te checken, verhoogt dit niet alleen de kwaliteit van de business case, maar creëer je ook direct draagvlak;
- Bouw validatiemomenten met beslissers in. Probeer er zo snel mogelijk achter te komen waar de twijfel en/of onenigheid bij de beslissers precies zit. Focus vervolgens op de analyses en research die deze twijfel weg kunnen nemen;
- Houd de business case beknopt, bondig en praktisch. Maak er geen 80 pagina’s tellend boekwerk van.
